Ana sayfaya dön

Rehber

İşletme otomasyonu nedir?

İşletme otomasyonu, bir işletmede her gün aynı sırayla tekrarlanan işlerin kişilerden alınıp bir sisteme devredilmesidir. Devredilen şey işin kendisi değil, işin tekrar eden kısmı: bilginin bir yerden alınıp başka yere yazılması, aynı belgenin aynı düzende hazırlanması, aynı hatırlatmanın zamanında yapılması. Karar insanda kalır.

Üç cümlede

  • Otomasyon bir program satın almak değil; işin kendi akışına göre kurulan bir düzen.
  • Her iş otomatikleştirilemez. Kuralı yazılabilen iş olur, yargı gerektiren iş olmaz.
  • Doğru başlangıç en çok tekrarlanan tek iştir, en büyük sorun değil.

Hangi işler otomatikleştirilebilir?

Bir işin devredilebilmesi için üç şeyin bir arada olması gerekiyor. İş tekrarlanıyor olmalı — ayda bir yapılan bir iş için sistem kurmak kurulum süresini geri getirmiyor. İşin kuralı yazılabilir olmalı: “şu gelirse şunu yap” cümlesiyle anlatılabiliyorsa kurulabilir. Ve girdisi bir yerde duruyor olmalı; mesajda, formda, belgede, tabloda. Üçü varsa iş devredilebilir.

Bu üçlüye en çok uyan işler şunlar: gelen talebin kaydedilmesi, aynı belgenin aynı düzende hazırlanması, bilginin bir yerden alınıp başka yere yazılması, hatırlatma ve takip, bir listenin düzenli taranması, aynı içeriğin farklı ölçülerde çoğaltılması.

Hangi işler otomatikleştirilemez?

Yargı gerektiren hiçbir iş devredilemez. Bir teklifte indirim verilip verilmeyeceği, bir müşteriye ne zaman baskı yapılacağı, bir itirazın açılmaya değip değmeyeceği — bunların kuralı yazılamıyor çünkü karar bağlama bakıyor. Sistem bu noktada durup size soruyor; kendi başına karar verdiğini söyleyen kurulum ya yanlış kurulmuş ya yanlış anlatılmıştır.

İkinci grup istisnalar. Ayda iki kere olan ama her olduğunda farklı olan işler otomasyona uygun değil; kurallarını yazmaya harcanan zaman işi elle yapmaktan uzun sürüyor. Üçüncü grup ilişki: bir müşteriyle konuşmak, bir anlaşmazlığı çözmek, kötü haberi vermek. Bunlar verimsizlik değil, işin kendisi.

Otomasyon mu, yeni bir eleman mı?

Doğru cevap işin niteliğine bakıyor, bütçeye değil. İş tekrarlanıyor ve kuralı yazılabiliyorsa sistem daha iyi: yorulmuyor, izne çıkmıyor, aynı işi her seferinde aynı şekilde yapıyor ve kimsenin hafızasında durmuyor. İş değişken, yargı gerektiriyor ya da insanla konuşmayı içeriyorsa eleman daha iyi; sisteme bu işi kurmak hem pahalı hem kırılgan olur.

Pratikte ikisi birbirinin alternatifi olmuyor. Tekrar eden iş devredildiğinde mevcut ekibin günü boşalıyor ve o zaman asıl soru değişiyor: “yeni birine ihtiyacımız var mı” yerine “elimizdeki kişiler ne yapıyor olmalı”. Otomasyonun işe yaradığı yer burası — kişi sayısını düşürmek değil, kişilerin yaptığı işi değiştirmek.

Nereden başlanır?

En büyük sorundan değil, en çok tekrarlanan tek işten. Bunun sebebi şu: en büyük sorun genelde en karmaşık olanı ve karmaşık bir işle başlayan kurulum aylarca sürüyor, bu sürede kimse faydayı görmüyor, proje sessizce terk ediliyor. En çok tekrarlanan iş ise küçük olur ve faydası ilk haftadan görünür.

Sırayı bulmanın pratik yolu şu soru: “bu hafta hangi işi en çok kere yaptık?” Cevap genelde kimsenin iş saymadığı bir şey oluyor — aynı bilgiyi üçüncü kez yazmak, aynı dosyayı yeniden adlandırmak, aynı hatırlatmayı yapmak. Kendi rakamınızı görmek isterseniz saat hesabı tam bunu ölçüyor.

Ne kadar sürer, ne zaman işe yarar?

Tek bir işin kurulumu genelde haftalarla ölçülüyor, aylarla değil; süre işin kaç yere dokunduğuna bağlı. Faydanın görünmesi ise kurulumun bitmesiyle aynı an değil: sistem çalışmaya başladıktan sonra ekibin ona güvenmesi ve eski yöntemi bırakması gerekiyor. Pratikte en uzun süren adım bu.

Burada size somut bir gün sayısı vermiyoruz. Vermek kolay olurdu ama elimizde bütün işleri kapsayan bir ölçüm yok ve uydurma bir rakam ilk ayda yanlış çıkar. Görüşmede konuştuğumuz ilk şey bu: hangi iş, kaç yere dokunuyor, ne kadar sürer.

Ne zaman otomasyon kurulmaz?

Dört durumda kurmuyoruz. Birincisi, iş yeterince tekrarlanmıyorsa: kurulum süresi işi elle yapmaktan uzunsa o iş elle yapılır. İkincisi, işin kuralı henüz belli değilse — düzensiz bir işi otomatikleştirmek düzensizliği hızlandırmaktan başka bir şey yapmıyor. Bu durumda ilk iş sistemi kurmak değil, işi bir kere düzene sokmak.

Üçüncüsü, bozulduğunda kimsenin fark etmeyeceği bir yere kurulmak. Sessizce yanlış çalışan bir sistem, hiç olmamasından kötü. Dördüncüsü, işi yapan kişi işin devredilmesini istemiyorsa: sistem teknik olarak çalışır ama kimse kullanmaz. Bu dördü görüşmede çıkarsa söylüyoruz ve o işi kurmuyoruz.

Bu işler bizde ne olarak duruyor

Dokuz hizmetin her biri yukarıdaki üçlüye uyan bir işi devralıyor. Üç başlık altında duruyorlar.

Martech · Reklam ve pazarlama hattı

Reklamın kurulması, izlenmesi ve bütçesinin yönetilmesi. Kreatifi siz üretirsiniz, gerisi yürür.

Designtech · Görsel ve video üretim hattı

Tek bir işten bütün ölçüler, bütün varyantlar. Elle yeniden kırpma, yeniden kurgulama yok.

İşletme akışları · Ofisin tekrar eden işleri

Teklif, belge, takip. Her gün aynı sırayla yapılan işler sizden alınıyor.

Teslim edilmiş işler

Yukarıdakiler tarif; aşağıdakiler gerçekten kurulmuş ve çalışıyor olan sistemler.

Yapılan işlere bakın

Sık sorulanlar

Elimizde hiçbir program yok, yine olur mu?+

Olur, hatta bu daha kolay. Otomasyon yeni bir program satın almak değil; zaten kullandığınız şeylerin — mesaj, e-posta, tablo, form — arasına akışı kuran bir düzen. Hiçbir programınız yoksa kullanacağınız en basit araçları birlikte seçiyoruz; elinizde bir sistem varsa onu değiştirmiyoruz, araya giriyoruz.

Çalışanlarımız yeni bir sistem öğrenmek zorunda kalacak mı?+

Amaç tersi. Günlük işin içine girmeyen, ayrı ekran ve ayrı şifre isteyen sistemler kısa sürede terk ediliyor — bunu çok gördük. Kurulum mümkün olduğunca ekibin zaten kullandığı yerden yürüyor: mesaj attığı yerden, baktığı tablodan. Öğrenilecek şey kalıyorsa onu biz öğretiyoruz ve sonrasında da arayabileceğiniz yer oluyoruz.

Sistem yanlış bir şey yaparsa ne oluyor?+

Onay gerektiren adımlar size sorulmadan geçmiyor; kurulumda hangi adımın onay isteyeceğine siz karar veriyorsunuz. Okunamayan ya da şüpheli kalan girdi otomatik ilerlemiyor, kontrol listesine düşüyor. Sessizce yanlış çalışan bir sistem istenmeyen tek sonuç, bu yüzden kurulum “hata olursa dursun” tarafına ayarlanıyor.

Verilerimiz nerede duruyor?+

Sizin hesabınızda. Kullandığınız tablo, e-posta ya da müşteri programı neyse veri orada kalıyor; araya kendi veritabanımızı koymuyoruz. Erişimimizi istediğiniz an kesebilirsiniz, kayıtlar yerinde kalır. Ayrıldığımızda elimizde bir kopya tutmuyoruz.

Ne kadara mal oluyor?+

Fiyat işin kaç yere dokunduğuna göre değişiyor, kişi sayısına ya da ciroya göre değil. Her hizmet sayfasında o işin fiyatlamasının neye bağlı olduğu yazıyor. Görüşmede konuştuğumuz ilk şey kapsam: hangi iş, kaç adım, kaç yere dokunuyor. Kapsam netleşmeden rakam vermiyoruz çünkü verilen rakam tutmuyor.

Son güncelleme