Rehber
Ofis işleri karışıyor
Ofis işlerinin karışması çoğunlukla ihmalden değil dağınıklıktan kaynaklanır: aynı iş birden çok yerde başlıyor ve hiçbiri işin tamamını görmüyor. Talep mesajdan, e-postadan ve telefondan geliyor; belge farklı kişilerin eline düşüyor. Her parça birinde duruyor, bütünü kimsede durmuyor.
Talep nasıl kayboluyor?
Bir talep kaybolduğunda genelde kimse onu görmezden gelmemiştir; iki kişi de diğerinin ilgilendiğini sanmıştır. Bunun olması için dağınıklık yeterli: talep üç ayrı kanaldan geliyorsa “cevaplandı mı” sorusunun tek bir cevabı olmuyor.
İkinci kayıp noktası takip. Gönderilen bir teklif cevapsız kaldığında onu hatırlamak bir kişinin hafızasına kalıyor. O kişi yoğunsa ya da izindeyse teklif sessizce düşüyor. Burada eksik olan şey ilgi değil, listenin kendisi.
Belge neden ay sonunda aranıyor?
Çünkü eksik olduğu ancak ay kapanırken görünüyor. Belgeler ay boyunca geliyor ama bir yerde toplanmadığı için hangisinin eksik olduğu ay sonuna kadar belli olmuyor; o noktada hem aramak hem yetiştirmek gerekiyor ve telaş buradan çıkıyor.
Ay sonu telaşının asıl sebebi belge girmek değil, eksiğin geç görünmesi. Eksik geldiği anda görünürse ay sonu sıradan bir gün oluyor.
Bu düzensizlik önce çözülmeli mi?
Evet, ve bu önemli bir uyarı: düzensiz bir işi otomatikleştirmek düzensizliği hızlandırmaktan başka bir şey yapmıyor. İşin kuralı belli değilse ilk adım sistem kurmak değil, işi bir kere düzene sokmak.
Pratikte bu iki adım aynı görüşmede çıkıyor. Kuralı yazılabilen kısım kuruluyor, yazılamayan kısım için önce karar veriliyor. Kuralı belli olmayan bir akışı kurmayı kabul etmiyoruz çünkü çalışmıyor.
Bu durumu devralan hizmetler
- Teklif ve satış akışı — Gelen talep kaybolmuyor, teklif aynı düzende çıkıyor, takip kendiliğinden hatırlatıyor.
- Belge ve muhasebe akışı — Fatura ve belgeler toplanıp ayrıştırılıyor, ay sonu telaşı kalmıyor.
- Marka ve patent takibi — Bülten taranıyor, benzeyen başvurular puanlanıp önünüze geliyor. İtiraz kararı sizde.
Sık sorulanlar
Kullandığımız programı değiştirmemiz gerekir mi?+
Gerekmiyor. Kurulum araya giriyor, yerine geçmiyor: kullandığınız tablo, e-posta ya da müşteri programı neyse veri orada kalıyor. Hiçbir programınız yoksa en basitini birlikte seçiyoruz.
Müşteri bilgileri kimin elinde duruyor?+
Sizin hesabınızda. Araya kendi veritabanımızı koymuyoruz, erişimimizi istediğiniz an kesebilirsiniz ve kayıtlar yerinde kalır. Ayrıldığımızda elimizde kopya tutmuyoruz.
Muhasebecimizle çalışmaya devam edebilir miyiz?+
Evet. Bu akış muhasebecinizin yerine geçmiyor, ona giden dosyayı hazırlıyor: her ay aynı düzende, eksiksiz ve zamanında. Çoğu muhasebeci bunu tercih ediyor çünkü eksik belge kovalama işi kalkıyor.
Yarım saat ayırın, planla çıkın
İşinizi birlikte gözden geçiririz. Neyin yapılmaya değdiğini, neyin değmediğini açıkça söyleriz. Plan sizde kalır, bizden almak zorunda değilsiniz.
Ücretsiz görüşmeSon güncelleme